Práce na home office: vše, co potřebujete vědět

Home office

Dříve velmi oblíbený benefit, dnes již standard u většiny společností, to je práce home office neboli práce z domova. 

Není snadné odpovědět na otázku “co znamená home office”. Zákoník práce v § 317 řeší problematiku “Výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele”. Nejedná se tedy výlučně o práci z domova zaměstnance, zaměstnanec může práci pro zaměstnavatele vykonávat z hotelu, restaurace a jiných míst. Proto je nutné pro zaměstnance, kterým home office umožníte, nastavit jasná pravidla.  

Zaměstnanec nemá na práci na home office právní nárok (nejedná-li se o zaměstnance splňující podmínky zákoníku práce). Současně platí, že zaměstnavatel nemůže práci na home office nařídit. Povinný home office je možný jen ve zcela výjimečných případech, kdy umožní zaměstnavateli písemně nařídit zaměstnanci práci na dálku, a to pouze tehdy, že tak stanoví opatření orgánu veřejné moci podle zákona, a to jen na nezbytně nutnou dobu. 

Práce na home office je tedy na vzájemné dohodě obou stran, zaměstnance i zaměstnavatele. 

Je na zaměstnavateli, aby určil, pro které pozice ve společnosti je práce na home office vhodná. Z pozice zaměstnavatele můžete určit home office pro administrativní pracovníky, zaměstnance pečující o děti, zaměstnance pracující na projektech, ale třeba i home office pro studenty, kteří jsou u vás ve firmě na brigádě. 

Home office 2024

Výkon práce na dálku zákoník práce specifikuje v paragrafu 317. Právní úprava účinná od 1.října 2023 upřesňuje problematiku práce na dálku. Pojďme si základní pravidla shrnout. 

Ať již zaměstnanec vykonává práci z domova (home working) nebo z jiného místa (tele working), vždy je potřeba mít písemný dodatek o práci na dálku, jinak je taková práce v rozporu se zákonem. Písemný dodatek je nutné připravit i pro kolegy, kteří na home office již pracovali i před novelizací zákoníku práce. 

V extrémních případech zaměstnavatel svému zaměstnanci práci na dálku může nařídit. Toto nařízení musí být samozřejmě v souladu se zákoníkem práce, musí být písemné, na dobu nezbytně nutnou. Při splnění zákonných požadavků není potřeba souhlas zaměstnance. 

Ustanovení týkající se náhrad se za poslední dobu změnila, proto je nutné vždy zkontrolovat, jaká je aktuální hodnota náhrad pro zaměstnance, kteří pracují na dálku. Pro rok 2023 byly náhrady ve výši 4,60 Kč za odpracovanou hodinu na dálku, pro rok 2024 jsou ponížené na částku 4,50 Kč za jednu odpracovanou hodinu. 

Kdo může požádat o home office 

Určité skupiny zaměstnanců mají ze zákona možnost žádat o práci z domova, jsou to typicky těhotné zaměstnankyně, zaměstnanci-rodiči, kteří se pečující o dítě mladší než 9 let nebo zaměstnankyně nebo zaměstnanec, kteří převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby. 

Žádost samozřejmě mohou podat i zaměstnanci, kteří nejsou uvedení ve výčtu výše, a domnívají se, že jejich práce může být prováděna z domova. 

O práci na dálku mohou požádat i zaměstnanci, kteří pracují na některou z dohod konaných mimo hlavní pracovní poměr. 

Jak má vypadat žádost o home office

Obchodní název zaměstnavatele (doplňte)

sídlo zaměstnavatele (doplňte)

IČ (doplňte)

(dále jen zaměstnavatel)

Jméno, příjmení zaměstnance (doplňte)

Datum narození (doplňte)

Adresa trvalého bydliště (doplňte)

(dále jen zaměstnanec)

ŽÁDOST O UMOŽNĚNÍ VÝKONU PRÁCE NA DÁLKU 

na základě pracovní smlouvy ze dne (zde doplňte datum) u vaší společnosti pracuji na pozici (doplňte název pozice, který máte v podepsané dohodě o provedení práce).

V souladu s § 317 zákona č. 262/2006 Sb. zákoníku práce, v platném znění žádám o umožnění výkonu práce na dálku (doplňte v plném rozsahu sjednané pracovní doby, případně vypište konkrétní dny v týdnu, kdy byste home office chtěli). 

Výkon práce na dálku budu vykonávat (doplňte adresu) a to na dobu (doplňte, zda žádáte na určitou či neurčitou) s účinností od (doplňte konkrétní datum nebo od 1. dne následujícího měsíce). 

(pokud máte zákonný důvod, doplňte jej - O výkon práce na dálku žádám z důvodu těhotenství, péče o dítě mladší 9 let, dlouhodobé péče o osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby) 

V (doplňte) dne (doplňte)

________________                                            _________________

Vaše jméno, příjmení, podpis                                      za zaměstnavatele převzal

Datum narození                                                            ..........................................

Adresa trvalého bydliště 

Bezpečnost práce na home office

Pojďme si odpovědět otázku, jak zajistit bezpečnost zaměstnanců na home office a co zaměstnanec může udělat pro svou bezpečnost při práci z domova. 

Bez přehánění můžeme říci, že zajistit bezpečnost zaměstnanců pracujících na home office je složitější, než zajistit bezpečnost práce u zaměstnanců, kteří pracují v kanceláři. V kanceláři se o bezpečnost zaměstnanců starají specialisté, doma si svou bezpečnost musí zaměstnanci zajistit sami. Bezpečností nemyslíme jen bezpečnost svou vlastní, ale i bezpečnost dat, se kterými pracují, a bezpečnost pracovních prostředků, které jim byly svěřeny.

Jak vytvořit vhodné prostředí pro home office

Aby práce z domova byla efektivní, zaměstnanci se cítili pohodlně a současně aby splňovala bezpečnostní požadavky, je nutné zajistit:

• Internetové připojení – stabilní a dostatečně rychlé internetové připojení zajistí plynulou práci a možnost online komunikace;
• Vybavení pracovny – pracovna by měla být vybavena kvalitním stolem, ergonomickou židlí, kvalitním a odpovídajícím osvětlením;
• Technické vybavení – zaměstnavatel zaměstnanci pracujícím z domova poskytuje technické vybavení nutné k práci, například telefon, počítač, sluchátka na připojení se na videohovory, případně tiskárnu;
• Připravte si rozvrh, abyste si udrželi v rovnováze svůj pracovní a osobní život – stejně jako v práci si udělejte seznam věcí, které potřebujete zvládnout. Vyvarujte se extrémům – nejdříve uklidím a pak začnu pracovat, případně to nevadí, že už je noc, tohle ještě zvládnu dneska dodělat. Ani jeden extrém není dlouhodobě udržitelný a efektivní;
• Dbejte na sebe – i doma se převlékněte z pyžama, upravte se, choďte cvičit, ven s přáteli!

Pojďme si říci základní aspekty, jak by vhodné místo pro home office mělo vypadat. Pokud je to možné, vyberte si v bytě místo, které bude jen vaše a budete jej pro práci z domova využívat jen vy. Je vhodné, aby zvolené místo mělo okno, tedy možnost vyvětrat, a měli jste denní světlo.

Jaké pozice mohou využívat home office

Všechny, kde není potřeba, aby zaměstnanec musel být fyzicky na svém pracovišti, a současně kde je možná domluva se zaměstnavatelem. 

Asi všechny napadne, že prodavačky, či číšníci home office využívat nemohou. V poslední době se setkáváme s tím, že i pojišťovací agenti, kteří v minulosti vždy pracovali s klienty osobně, nyní nabízejí svým klientům konzultace prostřednictvím video-hovorů. 

Věděli jste, že některé společnosti využívají i virtuální asistentky, tedy asistentky nejsou již fyzicky v práci, ale pomáhají z domova. 

Pracovníci call center často pracují ze svých domovů, kde jim zaměstnavatel připraví kancelář, aby mohli odbavovat veškeré hovory. 

Práce z domova a práce online nebo přes internet jsou rostoucím odvětvím a příležitostí, která šetří čas a peníze jak podnikům, tak zaměstnancům. Například pro maminky na mateřské dovolené nebo pro studenty je to příležitost vylepšit domácí rozpočet. 

Nezapomeňte se podívat na naše nabídky práce z domova.

Home office pravidla

Zaměstnavatel i zaměstnanec mají svá práva i povinnosti. Co je nutné z pohledu zaměstnavatele zajistit, než ve své společnosti spustíte možnost práce home office: 

• Směrnice home office - zaměstnavatel je povinen práci na home office upravit vnitřním předpisem a dotčené zaměstnance s tímto vnitřním předpisem seznámit. 
• Dodatek k pracovní smlouvě zaměstnance - je nutná písemná změna nebo rozšíření místa výkonu práce. 
• Pracovní doba zaměstnance na home office a režim výkonu práce.

Směrnice home office

Vnitřní předpis home office by měl obsáhnout všechny aspekty práce z domova, aby zaměstnanci měli jasně určená práva, povinnosti a věděli, co mají dělat v jednotlivých situacích. 

Směrnice home office by měla obsahovat: 

• Základní pravidla bezpečnosti práce zaměstnance;
• Pravidla pro užívání zařízení zaměstnavatele;
• Ochranu dat, se kterými zaměstnanec může nakládat;
• Videokonference; 
• Možnost kontroly zaměstnance;
• Náhrady za home office;
• A další aspekty. 

Je tedy nutností mít připravený vnitřní předpis home office, vzor jsme pro vás připravili a je ke stažení zdarma.

Dodatek k pracovní smlouvě zaměstnance

Pokud dojde ke vzájemné dohodě, je nutné vystavit dodatek k pracovní smlouvě zaměstnance. Zaměstnanec ve své pracovní smlouvě má uvedené místo výkonu, které se změní, pokud bude zaměstnanec pracovat výhradně z domova. V případě, že zaměstnanec bude pracovat na home office jen částečně, místo výkonu práce se rozšíří. 

Dodatek k pracovní smlouvě ke stažení, který upravuje změnu místa výkonu, jsme pro vás připravili a můžete ho zdarma využít. Je připraven v editovatelné podobě. 

Pracovní smlouva pro home office vzorová je pro vás také k dispozici. V článku 1.7 se uvádí možnost práce z domova, a to po vzájemné dohodě obou stran, při respektování pravidel určených vnitřním předpisem. 

Pracovní doba zaměstnance na home office a režim výkonu práce

Zaměstnavatel vnitřním předpisem stanoví, zda bude pracovní dobu zaměstnanci rozvrhovat zaměstnavatel nebo si zaměstnanec bude na základě sjednaných podmínek rozvrhovat pracovní dobu sám. Je možné oba způsoby rozvržení pracovní doby zkombinovat. Je vhodné písemně omezit práci v noci, o víkendech, případně i státních svátcích. 

V obou případech platí povinnost evidovat pracovní dobu.

Náhrady za home office

Náhrady nákladů pro zaměstnance, kteří pracují na home office, bude upravovat novelizovaný zákoník práce. Zaměstnanci od zaměstnavatele dostanou příspěvek na vodu, teplo, energie, v některých případech i na internetové připojení. 

Home office a náhrada nákladů je v některých společnostech prezentována jako jeden z benefitů, kdy zaměstnavatel vybaví zaměstnanci domácí kancelář a podílí se na nákladech za internet a provoz bytu. 

Výhody home office

Nesporné výhody home office jsou pro zaměstnavatele i zaměstnance. 

Zaměstnanci mají větší klid pro práci a časovou flexibilitu pro dokončení úkolu. Nebudeme si nic nalhávat, při home office zaměstnanci stihnou zařídit i soukromé aktivity. 

Zaměstnavatelé částečně ušetří náklady na provoz kanceláře. 

Nevýhody home office

Zaměstnavatel má povinnost vybavit zaměstnancovu domácí pracovnu počítačem či laptopem, připojením k internetu (nebo na něj minimálně přispívat), pracovním stolem a kvalitní židlí. Pokud to práce vyžaduje, pak i tiskárnou a samozřejmě papíry a tonery do tiskárny. 

Nevýhody jsou i na straně zaměstnance, ne každý zaměstnanec má vnitřní disciplínu, aby na home office odvedl požadovaný výkon. Po nějaké době se práce v uzavřeném prostředí stane pro zaměstnance frustrující, zjistí, že jim chybí kontakt s kolegy. Komunikace v rámci týmu není tak efektivní, jako komunikace osobní.

Aktualizováno 9. dubna 2024